Elke organisatie kan profiteren van Lean management

“Met Lean kan je onder meer je organisatie en je klantwaarde verbeteren. Ook kan je er doorlooptijden mee verkorten, waardoor je jouw klanten sneller kan helpen,” zegt René Aernoudts, directeur van het Nyenrode Lean Institute en een van de trainers van de masterclass Lean Management.

“Tijdens de masterclass leggen we aan de hand van een aantal principes uit wat Lean precies is en hoe je het kan inzetten in je eigen organisatie. Een van die principes is: goed doorgronden wat de klantwaarde is. Dus waarom koopt een klant bij jou of doet zaken met jouw organisatie? Deze klantwaarde is de basis voor het tweede principe: in kaart brengen hoe je organisatie werkt aan de waardecreatie voor klanten. Wat zijn de activiteiten waar de klant je voor wil betalen? En waar zit nou verspilling?”

Eenvoudige oplossing

Het verbeteren van doorlooptijden is ook een principe van Lean. “Het gaat op veel plekken al beter, bijvoorbeeld in de zorg en bij de overheid. Om de doorlooptijd te verkorten, en daarmee  klanten sneller te helpen, moet je kijken naar hoe het komt dat processen zo lang duren Je ziet vaak dat mensen hun werk efficiënt inrichten voor zichzelf, maar niet kijken naar wat efficiënt is voor klanten of patiënten. Het Kankerinstituut  heeft capaciteit voor 120 patiënten per week of 24 patiënten per dag. Op een gegeven moment gaven medewerkers aan  dat er meer apparatuur nodig was. Wat bleek: artsen nodigden patiënten alleen op maandag en dinsdag uit; de rest van de week gaven ze opleidingen. Er kwamen daardoor 50 patiënten per dag, maar de rest van de organisatie was daar niet op berekend. De oplossing was heel eenvoudig maar effectief: maximaal 24 patiënten per dag behandelen.”

Algemeen toepasbaar

“In het programma doen we een simulatie met acteurs die een productieproces van een bedrijf naspelen. Deelnemers zien voorbeelden van verspillingen, ze doen observatieoefeningen en gaan in gesprek met de werknemers,” legt Aernoudts uit. “Deelnemers leren zo niet alleen de principes van Lean, maar ook onderliggende methoden en technieken, zoals observatietechnieken. Die kennis en technieken kunnen ze ter plekke uittesten. Verder leren deelnemers hoe je ‘flow’ kan creëren. Flow is het zo snel mogelijk achter elkaar uitvoeren van waarde toevoegende stappen in een werkproces zonder dat er verspilling tussen zit. Dat zie je in steeds meer organisaties. Neem bijvoorbeeld de NS die ervoor wil zorgen dat er meer treinen over een spoor gaan en ook op tijd vertrekken. Of de gemeente Rotterdam waar het eerst heel lang duurde voordat mensen hoorden of ze een uitkering kregen. Door gebruik te maken van Lean gaat dat nu veel sneller. De principes van Lean Management zijn dus algemeen toepasbaar, voor elke sector.”

Interne flexibiliteit

Krapte op de arbeidsmarkt is een thema waar veel deelnemers mee te maken hebben en wat terug komt in de masterclass. Aernoudts: “Met Lean willen veel organisaties daarom de productiviteit omhoog brengen en de werkbelasting verminderen. Het is inspirerend om te zien dat veel deelnemers niet verwachten dat ze zoveel kunnen verbeteren. Iemand uit de zorg zei dat hij niet had verwacht dat Lean voor zijn situatie zo praktisch en goed toepasbaar kon zijn. Een van de problemen binnen zijn organisatie was dat ze altijd afhankelijk waren van één persoon die bepaalde kennis had. Maar als iemand ziek is, heb je een probleem. Een van de principes van Lean is ‘3 op 1 en 1 op 3’. Dat wil zeggen dat er minimaal drie medewerkers zijn die een bepaalde taak kunnen uitvoeren en dat elke medewerker minimaal drie taken kan uitvoeren. Dan creëer je interne flexibiliteit. Ook kan je daar je opleidingsplan of teamsamenstelling op afstemmen. Een andere, veel gebruikte, Lean-methode is met een team praten rond een ‘verbeterbord’. Wat was de planning van die week, is dat gelukt, waarom niet en wat kunnen we eraan doen? Mensen krijgen dan zicht op wat echt prioriteit heeft en nemen meer verantwoordelijkheid.