"Een modulaire aanpak leidt tot meer flexibiliteit en wendbaarheid van overheidsorganisaties"

Gerben Hoogeboom is lead enterprise architect bij de provincie Noord-Brabant waar hij verantwoordelijk is voor digitale transformaties. Om beter invulling te leren geven aan zijn persoonlijke leiderschapsstijl, startte hij in 2019 met de Executive MBA in Business & IT aan Nyenrode Business Universiteit. En met succes: dit jaar rondde hij het programma af en won hij met zijn thesis de Best-in-Business Award. 

“Ik begon met de MBA omdat ik een opleiding wilde doen die toegespitst is op mijn werksituatie”, vertelt Hoogeboom. “Als enterprise architect praat ik met mensen uit alle lagen van de organisatie en het lukte mij niet altijd om bij iedereen mijn boodschap helder over te brengen. Dat moest anders, vond ik. Daarnaast wilde ik mij ook in de breedte ontwikkelen en buiten de scope van mijn eigen vakgebied kijken.” 

Complexe maatschappelijke vraagstukken

Hoogeboom rondde zijn MBA af met zijn winnende thesis ‘Creating flexibility and agility through modularity. Composable building blocks as an effective policy implementation strategy for Dutch provinces’. Dat is een hele mond vol, maar het komt erop neer dat Hoogeboom een modulaire procesaanpak heeft ontwikkeld om complexe maatschappelijke vraagstukken het hoofd te bieden. “
De aanleiding voor mijn thesis werd gevormd door maatschappelijke problemen, zoals de stikstofproblematiek. Dat vraagstuk speelt niet alleen op landelijk niveau, maar ook binnen provincies. Aan de ene kant wil je als provincie de natuur beschermen, maar aan de andere kant moet je ook denken aan maatschappelijke en economische ontwikkeling. Daar komt bij dat er bij dit soort complexe maatschappelijke problemen veel stakeholders betrokken zijn en de vraagstukken aan elkaar gerelateerd zijn. Ik wilde onderzoeken hoe je hier als provincie nu efficiënt en effectief op kunt reageren.” 

Modulair werken

Hoogeboom stelt dat er een modulaire procesaanpak nodig is die de provincie in staat stelt om complexe maatschappelijke uitdagingen flexibel en wendbaar aan te pakken. Hij deed daarom literatuuronderzoek naar flexibiliteit en wendbaarheid, adaptief bestuur en modulariteit. “De theorie over modulair werken zie je vaak terug in het bedrijfsleven. Denk aan een autofabrikant: klanten kunnen hun eigen auto samenstellen aan de hand van een aantal gestandaardiseerde opties. Dat is zowel handig voor de fabrikant als voor de klant. Voor mijn thesis heb ik uitgezocht of we zoiets ook kunnen toepassen op een overheidsorganisatie.” 

Leren en ontwikkelen

“Met behulp van focusgroepen heb ik een modulair procesmodel ontworpen. Dit model splitst het beleidsontwerpproces functioneel op in een soort LEGO-bouwstenen. Een voorbeeld van zo’n bouwsteen is een beleidsinterventie. Hoe kan een organisatie, in mijn geval de provincie, invloed uitoefenen? Door individuele beleidsinterventies slim te combineren, kun je een effectieve beleidsmix samenstellen en opties creëren. Dit leidt tot meer flexibiliteit en wendbaarheid. Een andere bouwsteen bestaat uit het denken in scenario’s. Wat kunnen mogelijke toekomstige situaties zijn en hoe gaan we daar dan mee om? Weer een andere bouwsteen bestaat uit het monitoren van de buitenwereld. Wat gebeurt daar en hoe vertaal je dit naar de interne organisatie? Belangrijk hierbij is dat er sprake is van een learning loop: een continu proces van leren, ontwikkelen en bijsturen. Zo word je als organisatie wendbaar en flexibel.” 

Dicht bij het probleem blijven

Hoogeboom besprak zijn thesis met collega’s uit verschillende lagen van zijn organisatie, waaronder twee directieleden. “Mijn collega’s waren erg enthousiast, met name als het gaat om de tijdswinst die deze aanpak kan opleveren. Zelf vind ik het belangrijk om dicht bij het probleem te blijven. Mensen hebben vaak de neiging om snel in oplossingen te denken, zonder zichzelf de vraag te stellen: wat ben ik eigenlijk aan het oplossen? Risico is dat je dan vooral met symptoombestrijding in de weer bent en niet met het achterliggende probleem. Hierdoor kun je jezelf verderop in het proces in de vingers snijden, omdat de oorzaak niet is aangepakt.” 

Organisatiebarrières doorbreken

De modulaire aanpak die Hoogeboom in zijn thesis beschrijft, vraagt ook iets van mensen in de organisatie. “Dat zit vooral in de samenwerking. Medewerkers zullen meer met elkaar in gesprek moeten gaat over mogelijke interventies en scenario’s, en over wat zij in de buitenwereld zien gebeuren. Het is belangrijk om verschillende expertises bij elkaar te brengen en organisatiebarrières te doorbreken. Een andere ontwikkeling die van invloed is, is het datagedreven werken. Dit biedt mogelijkheden om ontwikkelingen nog beter te monitoren en bij te sturen. Hoewel dit een schat aan relevante informatie kan opleveren, is dit voor veel mensen nog onbekend terrein.” Inmiddels heeft Hoogeboom zijn thesis aan een aantal directieleden gepresenteerd en wordt bekeken voor welke vraagstukken deze aanpak als eerste praktisch toegepast kan worden. “Mijn advies zou zijn om gewoon met één bouwsteen te beginnen, het hoeft echt niet allemaal in één keer.” 

Boodschap afstemmen op de vraagstukken van bestuurders

Award