Jan Bots - 'Control anno nu: drie voorbeelden uit de praktijk'

Jan Bots is professor Controlling bij Nyenrode. Hieronder beschrijft hij drie praktijkvoorbeelden van ‘control anno nu’.

Voorbeeld 1: Een grote voedingsmiddelenfabrikant
Een quote van een voedingsmiddelenfabrikant: “Tien jaar geleden waren wij perfect in control waren en liep de markt van ons weg, nu zijn we anders in control.” Wat wordt hiermee bedoeld? Er vindt een overgang plaats van detail-control en volledige control naar control op basis van uitgangspunten en risico-inschatting. De fabrikant maakt gebruik van geïntegreerde software en ‘big data’. Dat geeft Business Unit Managers en controllers veel informatie. Besluiten (tot productintroductie, marketingcampagne, prijsaanpassing, etc.) worden nu genomen op basis van ongeveer ‘80%’ zekere informatie, wetend dat bijvoorbeeld 1 op de 4 besluiten teruggedraaid moet worden. Hiermee wordt zoveel snelheid gewonnen dat dit opweegt tegen de nadelen van het af en toe moeten terugdraaien van besluiten. Nu halen we de markt in. Voorwaarde is wel dat er mensen in een organisatie werken die de mechanismen begrijpen, die verantwoordelijkheid willen en kunnen nemen en die met risico en onzekerheid om kunnen gaan.

Voorbeeld 2: Een bouwer van olieplatforms
De bouw van deze platforms start al als het ontwerp nog slechts in grote lijnen gereed is. Het detail-ontwerp en de bouw lopen gelijk op. Voordeel is de snelheid. Daarmee verslaan ze hun concurrenten (die gaan pas bouwen als het ontwerp veel verder gereed is). Nadeel is dat soms blijkt dat tijdens de bouw blijkt dat een gedeelte opnieuw moet gebeuren. Dat een leiding bijvoorbeeld op een verkeerde plaats zit of dat een lift toch wat verplaatst moet worden. Dat wordt op de koop toe genomen. De bouwers moeten dan wel speelruimte hebben om ‘de best mogelijke’ beslissing te nemen, wetend dat de keuze voor de plaats van de lift toch verkeerd kan zijn gekozen. In Nederland kunnen deze platforms alleen worden gebouwd op basis van de snelheid van handelen en integratie van ontwerp en bouw.

Voorbeeld 3: Een financiële instelling
Nieuwe producten en diensten worden bijna tegelijk met de introductie op de markt ontwikkeld en gebouwd. Dat betekent dat een nieuw bank- of verzekeringsproduct maar half is uitgedacht als het (eerst op beperkte schaal) wordt aangeboden. Het zorgt voor grotere snelheid en een snellere terugkoppeling op fouten of een – onverhoopte – weigering van de markt om een product af te nemen. Voor het maakproces van software rondom het product betekent dit dat sommige zaken nog eens opnieuw gemaakt moeten worden. Ook hier geldt dat snelheid van introductie in de markt en snelheid van terugkoppeling vanuit de markt opweegt tegen de extra kosten om sommige onderdelen tweemaal te moeten programmeren.

Wat betekent dit voor control?
Het is zaak om zo te werk te gaan dat maar een beperkt deel van het werk opnieuw gedaan moet worden. Het gaat om het nemen van een gecalculeerd risico. Een dergelijke werkwijze betekent dat de control moet worden gericht op de condities van het proces: zorgen dat je deskundige mensen hebt die het proces begrijpen en die weten wanneer ze keuzes maken waarvan het duur is om die terug te draaien. Het betekent een open informatie-uitwisseling: uitwisseling van een half-gereed ontwerp vergt van de ontwerper dat hij daarmee een half-voltooid product los laat; en de software ontwikkelaar moet begrijpen dat het ontwerp nog kan wijzigen en dat zij/hij signaleert als een onherroepelijke keuze moet worden gemaakt. Qua control kun je denken aan het maken van afspraken over bepaalde te hanteren werkprincipes en criteria bij de besluitvorming (‘belief systems’) en aan ‘boundary systems’ (aangeven in welke mate de bouwers keuzes mogen maken over zaken die nog niet vaststaan, en vrijheid voor bouwers om bepaalde kosten te maken).

Het blijkt dat het veelal de financials (controllers dus) zijn die de grootste moeite hebben om over te stappen van detail-control en volledige control naar control op basis van uitgangspunten en risico-inschatting. Zij hebben er dikwijls veel meer moeite mee dan management, mensen van marketing, productie of ontwikkeling.