Lean: van losse projecten naar de hele organisatie

Toen het Deventer Ziekenhuis in 2008 verhuisde naar een nieuwe locatie, zijn er al veel processen herzien. Machteld Brilleman was projectleider Inrichting en Verhuizing: ‘Al in de aanloop naar de verhuizing hebben we veel veranderingen doorgevoerd. Toen we een half jaar in het nieuwe gebouw zaten, was het tijd om vooruit te kijken. In 2009 hebben we gekozen voor Lean Six Sigma.’ Ze haalden hun Black Belt en Master Black Belt en geven Green Belt-cursussen aan medewerkers in de hele organisatie. Daarnaast is Machteld Brilleman beleidsmedewerker Patiëntlogistiek en heeft Sylvia Korthuis als projectleider diverse projecten binnen de poliklinieken gerealiseerd, zoals het uniformeren van front- en backoffice werkzaamheden en de implementatie van het bevolkingsonderzoek darmkanker. Sylvia: ‘Lean gaat over het elimineren van verspilling en heeft een sterke klantfocus. Voor ons is dat bijvoorbeeld het verkorten van de wachttijden voor patiënten. We doen nu vooral losse projecten, maar dat is nog te weinig. We hebben het Lean Leadership Program gevolgd om onze blik te verbreden naar de hele organisatie.’

A3 methodiek
Het Lean Leadership Program heeft Sylvia en Machteld diverse handvatten gegeven om Lean Six Sigma nog breder te kunnen toepassen, zegt Sylvia: ‘Zien we de A3 methodiek als heel bruikbaar om doorlopend processen te analyseren en processen te verbeteren. We kijken nu hoe we die methodiek toepassen op een manier die past bij een bepaalde afdeling.’ ‘Daarnaast legt het programma een link naar het uitvoeren van beleid en strategie’, vult Machteld aan. ‘Zo kunnen we een vertaalslag maken vanuit de Raad van Bestuur naar interacties waar medewerkers mee aan de slag kunnen, zodat Lean Six Sigma echt organisatiebreed wordt toegepast.’

Groepssetting
Sylvia en Machteld zijn zeer te spreken over de groepssetting. Machteld: ‘Het werken in een diverse groep is heel prettig. Je bent bezig op je eigen niveau en vanuit je eigen organisatie.’ Sylvia: ‘In een kleine groep kun je juist veel van elkaar leren. Elke deelnemer komt met een andere vraag. Daar kun je veel aan hebben. Daarnaast geeft een kleine gemengde groep ook veel ruimte voor inbreng. De docenten spelen kundig in op vragen vanuit de groep en kunnen ook heel goed naar de praktijk schakelen.’

Win-win
Omdat Sylvia en Machteld al Leancursussen in het Deventer Ziekenhuis geven, merken ze dat het effect langzaamaan groter wordt. Sylvia: ‘Door projectmatig te werken en zo processen te veranderen is uiteindelijk het bereik veel groter, voor zowel de patiënt als voor de gehele organisatie. Of het nu gaat om een snellere uitslag voor de patiënt of om het efficiënter inrichten van de werkzaamheden voor verpleegkundigen, het effect is altijd een win-winsituatie.’