Inzicht in workarounds Elektronisch Patiëntendossier (EPD) verhoogt patiëntveiligheid

Inzicht in Elektronisch Patiëntendossier (EPD) workarounds kan zorgorganisaties helpen bij het verhogen van patiëntveiligheid, kwaliteit van zorg en efficiëntie van zorg. Hierbij moet het gehele systeem van zorgverlening worden meegenomen. Dit is één van de conclusies uit het proefschrift van dr. Vincent Blijleven getiteld ‘A Sociotechnical Perspective on Workarounds Emerging from Electronic Health Record System Usage in an Academic Hospital Setting’, waarmee hij woensdag 28 maart 2018 aan Nyenrode Business Universiteit is gepromoveerd.

Blijleven heeft als casus voor zijn onderzoek een EPD gekozen dat wordt gebruikt in een academisch ziekenhuis. ‘Een EPD wordt ook wel de ruggengraat van een moderne ziekenhuisorganisatie genoemd. Het systeem moet vanwege de complexiteit van een academisch ziekenhuis voldoen aan een veelvoud aan eisen van verschillende zorgspecialismen. Omdat het lastig is om een EPD aan alle, soms conflicterende, eisen te laten voldoen, zien we dat EPD-gebruikers eigen workarounds ontwikkelen.’

Workarounds zijn handelingen die worden gecreëerd door EPD-gebruikers om om te kunnen gaan met bijvoorbeeld beperkingen in het EPD of hun beperkte kennis van het systeem. Workarounds bieden een EPD-gebruiker op die manier alternatieve oplossingen om dergelijke beperkingen te omzeilen en alsnog tot het gewenste resultaat te kunnen komen. Blijleven: ‘Hoewel workarounds soms voordelig zijn, leiden ze ook vaak tot informatie- en werkprotocollen die instabiel, onbetrouwbaar en niet beschikbaar zijn. Hierdoor komt de veiligheid, kwaliteit en efficiëntie van zorg mogelijk in het geding. Dit maakt het identificeren en oplossen van workarounds een waardevolle stap voor EPD-optimalisatie.’

Cultuurverandering

Om workarounds effectief op te kunnen lossen moeten workarounds volgens Blijleven bestudeerd worden vanuit meer dan slechts een technisch perspectief. Veel workarounds komen, naast technische tekortkomingen, ook voort uit gebruiker-gerelateerde factoren. Workarounds worden volgens Blijleven vaak achtergehouden door EPD-gebruikers uit angst voor represailles, mocht er ooit iets verkeerd gaan als gevolg van een workaround. Daardoor blijven ze onder de radar. ‘Ziekenhuismanagement moet aan een open organisatiecultuur werken, waarbij het mogelijk is om over workarounds te praten en om kennis te delen. Hierdoor kunnen tekortkomingen in een EPD zichtbaar worden en als vertrekpunt dienen voor waardevolle EPD-optimalisatieslagen. Ook is het hierbij belangrijk om de reikwijdte van workarounds in kaart te brengen. Merkt alleen een zorgverlener de impact, heeft de patiënt er last van, de gehele organisatie, of een combinatie? En wat zijn de gevolgen?’

Blijleven adviseert om teams met stakeholders vanuit verschillende onderdelen en lagen van de organisatie te formeren om workarounds te identificeren en analyseren. Vervolgens kan per workaround besloten worden wat de meest effectieve aanpak is om deze op te lossen. Tenslotte benadrukt Blijleven de gebruikers van het EPD als uitgangspunt te hanteren: ‘Door gebruikers in een vroeg stadium kennis te laten maken met het EPD, bijvoorbeeld door middel van een minimum viable product, kunnen veel kennis-gerelateerde workarounds voorkomen worden. Zodoende kan het systeem op een snellere manier veilig, effectief en efficiënt worden ingezet.’

Framework

Het doel van Blijleven was om onderzoek te doen naar mogelijkheden om EPD’s veiliger, effectiever en efficiënter in te zetten. Hij concludeert onder meer dat ondanks de bewezen meerwaarde van EPD’s, er nog veel ruimte voor verbetering is.” Deze ruimte vond Blijleven specifiek op het vlak van workarounds. Zodoende heeft hij een framework ontwikkeld om workarounds te identificeren, analyseren en op te lossen. Dit framework moet EPD’s in ziekenhuizen naar een hoger niveau brengen.

Workarounds komen ook in andere sectoren en typen applicaties voor. De onderzoeksmethode en resultaten van dit onderzoek zijn daarom breed toepasbaar.