Routines doorbreken in je organisatie vraagt om lef, speelsheid en reflectie

Veranderen naar een duurzamere of socialere organisatie betekent bestaande patronen veranderen. En daarvoor moet je drie uitdagingen aanpakken: betekenis geven aan wat je wilt doen, leren hoe je dit doet en ruimte creëren om weerstand weg te nemen. Dat blijkt uit onderzoek van Irene Jonkers die vandaag promoveert aan Nyenrode Business Universiteit. ‘Als je de drie uitdagingen snapt, wordt het proces beter hanteerbaar en ook leuker,’ aldus Jonkers. 

Onze samenleving staat voor ecologische en sociale uitdagingen, dat vraagt om het veranderen van de manier waarop we dingen doen. Voor veel organisaties is het lastig om bestaande patronen te doorbreken en te zorgen voor een gedragsverandering bij medewerkers. Met name bij overheidsinstanties bestaat het idee dat: ‘ambtenaren niet creatief kunnen zijn, ze moeten immers bestaande regels uitvoeren en zitten vast aan een inflexibele structuur.’ In haar onderzoek legde Jonkers een project bij gemeente Haarlem onder de loep en liet zien dat het doorbeken van bestaande structuren en werkwijzen lastig is, maar niet onmogelijk.

Drie uitdagingen

Jonkers: ‘Je moet drie dingen tegelijkertijd doen, en als je dat ziet, kun je met speelsheid door het veranderproces navigeren. In de eerste plaats gaat het om het betekenis geven aan wat je wilt doen. Het gaat hier om het concretiseren van een vaak nog abstracte visie naar het werk van alledag. Waarin wordt het nu echt anders dan wat we al deden? En hoe verhoudt het zich tot wat er verder in de organisatie gebeurt? Door te begrijpen wat je wilt doen kun je het ook beter aan anderen uitleggen. Daarnaast is het belangrijk om uit te vinden hoe je het doet. Wie is er bijvoorbeeld voor wat verantwoordelijk en hoe werken we samen? Tot slot moet je ruimte creëren om je verandering legitiem te maken: dat is cruciaal om de nieuwe manieren van doen breed geaccepteerd te krijgen. Zolang mensen twijfelen of het wel gepast is wat je doet, blijf je te maken krijgen met weerstand. Kleine interventies kunnen dan al helpen. Bijvoorbeeld wanneer iemand zegt; ‘nee dat kan niet’, vraag je ‘waarom?’ en nodig je zo uit tot een gesprek.’

Gemeente Haarlem

De data voor het onderzoek kwamen uit een project bij de gemeente Haarlem. Dit was erop gericht om burgers meer regie te geven over hun eigen omgeving. Dit vroeg om een andere manier van werken waarbij ambtenaren onder meer gingen helpen bij het realiseren van burgerinitiatieven.  Daarbij moesten de ambtenaren een meer faciliterende rol aannemen en maatwerk leveren, omdat ieder burgerinitiatief uniek is. Deze nieuwe rol van de burgers maakte het noodzakelijk voor de gemeentelijke organisatie om te veranderen. En dat betekende voor de ambtenaren een enorme omslag – van uitvoerder van gemeentelijk beleid werden ze nu een (mede)vormgevende samenwerkingspartner.

Kleine interventies

Jonkers: ‘Reflecteren op de manier waarop je werkt om verandering te realiseren kun je leren. Je moet je voortdurend afvragen: Wat gebeurt er hier en nu? Hoe deden we het vroeger? Waar willen we naar toe? En hoe kan ik in deze situatie dan de ontwikkeling van ‘het nieuwe’ een stap vooruit helpen? Dit vraagt lef omdat mensen van nature spanningen graag ontkennen of wegnemen. Maar juist door die samen verder te onderzoeken kan ruimte ontstaan voor verandering. Daarnaast zijn relationele vaardigheden cruciaal. Je kunt wel heel hard schreeuwen dat iets anders moet, maar als je vanuit de drie genoemde perspectieven kijkt en zoekt naar haalbare stappen in het hier en nu (en dus meer op de relatie gaat zitten) kom je veel verder in het veranderproces. Het blijft een dynamisch proces dat niet strak te regisseren is, maar met kleine interventies kun je het proces de gewenste kant op sturen.’