Eerst zien, dan geloven? Waarom virtuele teams anders werken dan je denkt.

Hoe bouwt een virtueel team dat elkaar nog nooit in levende lijve heeft gezien, snel het broodnodige vertrouwen op? Ross Gardner dook in dit prangende vraagstuk en kwam met verrassende conclusies. Zijn promotieonderzoek laat zien: vergeet culturele stereotypen en richt je op referenties uit bronnen die mensen al vertrouwen. Dat is de sleutel tot een succesvolle start.

“Mijn motivatie kwam voort uit het besef hoeveel werk op afstand gebeurt, zeker tijdens en na de coronapandemie, en dat veel onderzoek over vertrouwen nog gebaseerd was op teams die fysiek bij elkaar komen”, licht Gardner toe. “Ik wilde begrijpen wat nieuwe teams nu écht helpt om snel verbinding te maken in een digitale omgeving. Als in een vroeg stadium geen vertrouwen ontstaat, zal dat waarschijnlijk een negatieve impact hebben op de samenwerking binnen het virtuele team.”

Van onbekende tot collega

Gardner onderzocht hoe mensen in nieuwe virtuele teams in een vroeg stadium besluiten elkaar te vertrouwen. Hij richtte zich daarbij op transference-based trust, wat betekent dat je iemand vertrouwt omdat een betrouwbare derde partij voor hem of haar instaat of door naar iemands online profiel te kijken. Gardner voerde studies uit met virtuele teamleden uit 51 landen, waarbij hij enquêtes, interviews en statistische analyses combineerde om duidelijke patronen te identificeren. Ook onderzocht hij of culturele achtergronden dit proces kunnen beïnvloeden.

Digitale referenties belangrijker dan cultuurverschillen

“Mijn belangrijkste conclusie is dat referenties er veel meer toe doen dan verwacht”, vertelt Gardner. “Mensen gebruiken informatie van bronnen die ze al vertrouwen, zoals sociale media of mond-tot-mondreclame, om snel een oordeel te vormen over nieuwe teamgenoten. Dat geeft de start van het teamvertrouwen een sterke boost.” De impact van cultuurverschillen bleek daarentegen veel minder groot dan gedacht. “Nationale verschillen hadden lang niet zoveel impact als veel theorieën voorspellen. Individuele keuzes lijken culturele stereotypen in diverse virtuele teams te overrulen. De klassieke ideeën over snel vertrouwen op basis van rollen of reputaties blijven online dus gelden, maar we moeten absoluut meer aandacht besteden aan deze digitale referenties.”

Zo creëer je een geloofwaardige basis

In de dagelijkse praktijk betekent dit dat managers die virtuele teams samenstellen, vanaf het begin geloofwaardige aanbevelingen moeten delen, denk bijvoorbeeld aan het delen van LinkedIn-profielen. Het helpt teams sneller samen te komen en kan vroege misverstanden helpen voorkomen. Gardner geeft aan dat managers zich niet te veel zorgen hoeven te maken over culturele verschillen. “De focus moet liggen op duidelijke communicatie en betrouwbare informatie. In bedrijven of scholen met wereldwijde projecten op afstand kan dit leiden tot betere teambuilding en soepelere projecten. Ook ontstaat er minder frustratie of personeelsverloop als gevolg van wantrouwen.”

Toekomstplannen

Gardner zal zijn bevindingen blijven delen via zijn onderwijsfuncties aan een aantal universiteiten en internationale programma's waar hij al colleges geeft over organisatiegedrag en werken op afstand. “Op die manier kunnen studenten en collega’s van mijn onderzoek leren en erop voortbouwen. Ik ben ook van plan om online webinars te organiseren om op die manier professionals en teamleiders te bereiken.” Gardner wil ook in de toekomst dieper ingaan op de wisselwerking tussen menselijke teams en technologie, met name nu kunstmatige intelligentie en virtual reality steeds gangbaarder worden in de werkomgeving. “Nu werken op afstand een blijvend fenomeen is, is het essentieel om te begrijpen hoe het vertrouwen in digitale samenwerkingen zich ontwikkelt. Ik ben van plan bij te dragen aan vervolgstudies die de langetermijneffecten over meerdere maanden onderzoeken, in plaats van alleen de beginfase. Bovendien biedt het lesgeven aan studenten met verschillende achtergronden een waardevolle kans om deze inzichten verder aan te scherpen en te verdiepen.”

Lees hier de samenvatting: Samenvatting proefschrift RG