Het COA: Duurzaamheid in tijden van crisis

Hoe geef je duurzaamheidsbeleid vorm voor de lange termijn, terwijl je op de korte termijn moet zorgen voor extra bedden in de opvang? Het is een van de uitdagingen voor het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers.

Rowena Achterkamp is docent bij de EMFC-opleiding van Nyenrode Business Universiteit en ondersteunt op ad interim basis het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) als strategisch adviseur duurzaamheid. Toen zij bij het COA binnenkwam, in de zomer van 2021, ontdekte zij direct wat het betekent om in een crisisdynamiek te werken. ‘Mijn opdracht was om binnen een strategisch thema stappen te maken, maar in week één werd Kabul geëvacueerd. Alle aandacht ging uit naar het opzetten van tentenkampen, Ter Apel overstroomde, tolken moesten geëvacueerd… Het was een uitdaging om op dat moment mijn vizier vooral op de lange termijn te houden.’

In dynamisch-turbulente tijden, waarin bovendien hevige politieke meningen over migratie een rol spelen, is het volgens Achterkamp cruciaal om naar houvast te zoeken. Die vond zij in data, inzicht en metingen. Zo kwam zij terecht bij Judith Kol, die als businesscontroller duurzaamheid bij het COA de benodigde gegevens kon verstrekken.

"Duurzaamheidsdata geven grip op waar we bij het COA met z’n allen voor staan en waar we naartoe bewegen. Judith was zich hierin gelukkig aan het specialiseren, dus zo kon ik haar erbij halen als sparringpartner. Want als businesscontroller kan zij de data leveren die de opbrengsten en de rekening voor het milieu aantoonbaar maken. Zo moeten onze doelstellingen op CO₂-uitstoot bijvoorbeeld wel haalbaar zijn, zeker gezien de omstandigheden waarbinnen het COA opereert."

Eerst de ‘E’

Kol had haar functie met de jaren sterk zien veranderen en was net een opleiding Sustainability Control gestart. Bij het COA zit zij middenin een transitie waarin financial control en business control aparte afdelingen worden. ‘Als voorloper van de nieuwe businesscontroller bij het COA is mijn functie verschoven naar meedenken met de manager op de lange termijn, en analyses maken langs de lijn van de drie P’s: people, planet, prosperity.’

Net als bij de drie P’s zijn in de ESG (environmental, social and governance) richtlijnen alle onderdelen met elkaar vervlochten, en dat neemt volgens Achterkamp de komende decennia alleen maar toe. ‘Zie de Tuvalu-eilanden die dreigen te verdwijnen in de golven. Naarmate klimaatvluchtelingen op de langere termijn een grotere rol gaan spelen in migratie, zal het COA weer volop in de wind staan om ze op te vangen. Toen ik bij het COA startte heb ik gelijk de ‘E’ beetgepakt, omdat klimaat momenteel het meest tastbaar is qua internationale akkoorden, meetmethodieken en datapunten en omdat je in het algemeen bij organisatieontwikkeling beter klein kunt beginnen – en dat kon daar.’

Rowena keek eerst welke prioriteiten er op verschillende afdelingen leefden. ‘Iedereen herkende zich wel in het beeld van een crisis. Ik wilde op het klimaat een best practice ontwikkelen rondom langetermijnsturing binnen het COA, en dit doen samen met onze partners buiten de organisatie, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en het ministerie van Justitie en Veiligheid.’

Van meningen naar ESG-data

Het COA rapporteert inmiddels over verduurzaming via impact reporting binnen de CO₂-prestatieladder van de overheid. In de meerjarenstrategie staat een aantal doelstellingen, waaronder het verduurzamen van de locaties en energiebesparing. Businesscontrollers zitten volgens Kol middenin de organisatie en kunnen daardoor goed data aan deze doelstellingen koppelen. ‘We hebben op alle onderdelen van de prestatieladder KPI’s gemaakt. Veel mensen binnen de organisatie denken bij de CO₂-footprint alleen aan de plastic bekertjes, maar wij laten zien dat dat maar één ton CO₂ is; de rest is gas, elektra en vervoer.’

Kies als controller je eigen stijl, creëer een netwerk van gelijkgestemden waar je samen mee kunt optrekken en kijk hoe je van daaruit verder komt.” Rowena Achterkamp, docent EMFC

De controller die Kol daarbij voorstaat, zit in de organisatie als verbinder en informatiemakelaar. Dit is volgens Achterkamp ook heel hard nodig. Ze parafraseert André Nijhof, hoogleraar Duurzaam Ondernemen en Stewardship aan Nyenrode Business Universiteit, die in een recente lezing stelde: ‘We gaan van meningen over duurzaamheid naar data over duurzaamheid.

Achterkamp: ‘Er werd de afgelopen decennia flink gesteggeld over duurzaamheid, want data hadden we nog niet. Inmiddels kunnen we steeds beter inzichtelijk maken wat onze impact is en waar we stappen kunnen maken. Ik zeg in mijn EMFC-colleges: Ik ben zelf niet van de datasets en de KPI’s maar ik heb ze wel heel hard nodig om mijn verhaal te kunnen staven. Dat is absoluut nodig als je aanschuift in hogere lagen van organisaties en probeert om daar een onderwerp als het klimaat op de agenda te houden – wetende dat je altijd opbokst tegen een migratiecrisis die nu al voelbaar is.’

Kol vult aan dat behalve op het terrein van de CO₂-reductie, ook op het terrein van de ‘S’ en ‘G’ van ESG allerlei ontwikkelingen bij het COA in gang zijn gezet. ‘We registreren behoorlijk veel op beide vlakken, bijvoorbeeld op het terrein van leefbaarheid binnen AZC’s en via tevredenheidsonderzoeken onder medewerkers. Dat zal alleen maar meer worden’.

Verbindende rol

De rol van verbinder komt meestal niet vanzelf, menen zowel Kol als Achterkamp. ‘Opeens word je geacht bepaalde competenties te hebben: gespreksvoering, agenda-beïnvloeding, dingen aanjagen, samenhang zien.’ Tijdens haar collegereeks op Nyenrode had Achterkamp daar leuke en brede discussies over met de groep. Persoonlijk leiderschap en wendbaarheid zitten niet in ieders DNA, maar zijn zeker te leren. ‘Houd het wel klein en blijf dicht bij je persoonlijkheid. Klim niet op de barricades als je daar niet voor gemaakt bent. Ik plak mezelf ook niet vast op de A12, laat mij maar gesprekken voeren vanuit pragmatisme en nuchterheid. Kies als controller je eigen stijl, creëer een multidisciplinair netwerk van gelijkgestemden waar je samen mee kunt optrekken en van kunt leren, en kijk hoe je van daaruit verder komt.’

‘De rol van verbinder komt meestal niet vanzelf.' Judith Kol, businesscontroller COA

Concrete data

Impactanalyses en metingen hielpen Kol met de vertaling van milieuaspecten naar de dagelijkse praktijk. Daar wordt het dan vaak opgepakt door andere medewerkers, merkt ze. ‘Laatst kwam een businesscontroller naar mij toe met een verhaal over de hoge kosten van de verplaatsingen van onze kopieerapparaten. Dan ga je kijken: hoe kunnen we besparen op apparaten, op papier, op het verminderen van werk? Als je al die componenten meet, dan zie je businesscontrollers blij worden. Je maakt het heel concreet met data en dáár kunnen ze iets mee.’

In haar vakgebied ziet Judith dat veel van haar collega’s rond ESG – en daaraan gekoppeld CSRD (corporate sustainability reporting directive) – hopen op de komst van Excelbestanden die ze zelf kunnen invullen. ‘Zo makkelijk gaat dat natuurlijk niet. Neem de CSRD; we staan aan het begin van deze ontwikkeling en daar moet je creatief mee omgaan. Hoe mooi is het dan om dit juist zelf in te gaan vullen?’

Borging in de lijn

Bij het COA gaat het duurzaamheidstraject nu richting borging in de lijn, zegt Achterkamp. ‘We hebben met een klein, wendbaar team het pad bereid. Het is nu aan lijnmanagers om het verder op te pakken en er echt een formele opdracht toe uit te zetten in de organisatie.’ Duurzaamheid moet daarmee onderdeel worden van het functieprofiel van collega’s en tot hun taakverantwoordelijkheden gaan behoren. Met 4400 medewerkers, 64.000 mensen in de opvang, plus alle ketenpartners, is dat een flinke klus. ‘We zijn er nog niet’, geeft zij toe. ‘Veel is nog vanuit onderop opgebouwd op basis van intrinsieke motivatie en vrijwilligheid. De grootste uitdaging voor de komende tijd is nu om het integraal onderdeel te maken van ieders DNA, ongeacht de rol, functie of plek in de organisatie. Daar hebben controllers een belangrijke, verbindende rol in’.

Foto COA door: Inge van Mill