Lean werken verlaagt werkdruk in het onderwijs

De werkdruk in het onderwijs is hoog. Daarom werken de 25 scholen voor basis- en speciaal onderwijs van Zaan Primair met het Lean instituut om de werkdruk in kaart te brengen. ‘Ik was zo gecharmeerd van Lean werken dat ik het beter onder de knie wilde krijgen en er meer van wilde weten. Samen met een collega, het hoofd financiën, heb ik daarom twee dagen het Lean Leadership Program aan Nyenrode Business Universiteit gevolgd’, vertelt Ellen Voskuilen, bestuurder bij Zaan Primair.

Het is voor Voskuilen niet moeilijk verschillen in werken voor en na de opleiding te noemen: ‘Als we in onze organisatie een probleem hebben, denken we al snel in oplossingen. We merken echter dat we dan vaak teleurgesteld zijn in die oplossing, omdat we onvoldoende hebben verkend wat en hoe groot het probleem is. Sinds de opleiding stel ik eerst waaromvragen om meer duidelijkheid te krijgen. Dat vind ik echt een meerwaarde; voor mezelf en mijn eigen ontwikkeling, maar ook om de hectiek uit de organisatie te halen.’

Rust

Voskuilen merkt dat de nieuwe aanpak voor meer rust in de besluitvormingstrajecten heeft gezorgd. ‘Goed, ze duren langer, maar dat brengt met zich mee dat mensen er rustiger over nadenken en beter analyseren, waardoor je dat overdreven tempo eruit haalt. Dat geeft rust. Ik probeer het ook zelf, in het klein, verder vorm te geven. Bijvoorbeeld wanneer een leerkracht of beleidsmedewerker bij me komt met een probleem. Ik vraag nu eerst door en zeg niet gelijk: wat vervelend, we lossen het meteen op’, vertelt Voskuilen.

Voskuilen vond het vooral inspirerend om tijdens de opleiding samen met deelnemers een case op te lossen. ‘Ik vind het altijd een verrijking om met mensen uit allerlei disciplines om tafel te zitten, omdat je allemaal anders tegen problemen aankijkt. Je past meteen de kennis toe die je in korte tijd vergaard hebt, wat past bij mijn persoonlijke leerstijl. Daarna zei ik tegen mijn collega: dát probleem binnen onze organisatie gaan wij volgende week op déze manier aanpakken. We hadden geconstateerd dat we financieel niet in control waren, een perfect onderwerp om met meerdere collega’s te verkennen.’

Winstpunten

Inmiddels is een groep van verschillende mensen uit de organisatie al een paar keer bij elkaar gekomen. Voskuilen zegt: ‘Grappig dat je dan ziet dat van de verschillende afdelingen iedereen een beetje informatie heeft over wat er aan de hand is, maar niemand het overzicht heeft. Nu snapte de collega van P&O waarom de directeuren zeggen dat zij van P&O een ander antwoord krijgen dan van Financiën. Dat zijn echt winstpunten. We weten beter hoe groot het probleem is, wat er speelt en hoe we het moeten oplossen. Zelfs in de laatste weken voor de zomervakantie zijn we nog bij elkaar gekomen, terwijl iedereen dan nog druk is om andere zaken af te ronden. Dat gaf wel aan hoe betrokken mensen zijn.’

In het Lean Leadership Program focus je gedurende twee dagen op de nieuwe vormen van leiderschap die Lean vraagt. Bijvoorbeeld omdat in een Lean-organisatie elke medewerker vanuit een zelfsturend team werkt. Hoe stuur je deze zelfstandige teams aan? Als het gaat om de transformatie naar Lean, vraagt dit ook nieuwe vaardigheden van jou als leidinggevende. Behalve inzicht in de proceskant van Lean, heb je ook coachingsvaardigheden nodig op basis van de Lean-filosofie. Beide kanten worden tijdens deze opleiding belicht.