De Floriade, een bijzondere case

Onlangs werd ik benaderd door omroep Flevoland. Of ik een bijdrage wilde leveren aan een item over de Floriade. Altijd leuk om het over een case te hebben dacht ik toen. Wat bleek, lang geleden is er in het gemeentehuis van Almere besloten om de Floriade te organiseren. Leuk idee, zo werd gedacht want dat geeft de gemeente aanzien en er komen vast veel bezoekers en dus dat zou toch een winstgevend initiatief moeten kunnen worden. De drijvende kracht was Annemarie Jorritsma, toen de burgemeester. Een organisatie werd opgetuigd, een bestuur en een heuse raad van commissarissen aangesteld. Uiteraard met de nodige politieke benoemingen waarbij deze onschuldige omstander al direct denkt: zijn de checks and balances wel goed ingeregeld?  Zo meer. 

De aanleiding om mij te bellen was dat de gemeenteraad op de hoogte was gesteld dat het beoogde budget geen  € 7 miljoen zou bedragen, maar € 22 miljoen, ruim driemaal zoveel. Uiteraard ging de politiek op haar achterste benen en riep het bestuur en de raad van commissarissen (RvC) ter verantwoording. Het bleek dat ook diezelfde RvC op dezelfde dag op de hoogte was gesteld als de gemeenteraad. ‘Meneer Paape, is dat niet wat vreemd?’ was de vraag van de journalist. Mijn politiek correcte antwoord was: ‘nou, dat hangt ervan af.’ Als je zo’n feit op tafel krijgt is het wel netjes iedereen direct te informeren. Tegelijkertijd roept het veel vragen op dat de RvC niet eerder op de hoogte leek te zijn van zo’n forse overschrijding. Het zou getuigen van slecht projectmanagement als een dergelijke overschrijding als een donderslag bij heldere hemel tevoorschijn komt. Dan zijn er veel andere vragen te stellen. Voor een RvC moet dit sowieso aanleiding zijn voor een stevig gesprek met het bestuur. Wat ging hier mis en waarom kregen wij niet eerder signalen? Als het overigens zo’n groots – en ook enig - project is waar deze organisatie voor is opgetuigd dan is er voor een RvC natuurlijk niet alleen een rol om af te wachten, nee, dan is er ook een haalplicht. Een RvC definieert zelf haar informatiebehoefte en daar moet de voortgang van dat enige project dus voortdurend op de agenda staan. Dan kan zo’n verassing niet optreden en als er al sprake zou zijn van gebrekkige informatievoorziening, incompetente medewerkers of bestuurders, dan is ingrijpen noodzakelijk. Een RvC is immers de werkgever van het bestuur. Kortom zei ik, als ik lid van deze RvC zou zijn dan waren de rapen gaar.

De case

Zoals wel vaker gebeurt als je op zo’n case reageert, kreeg ik kort daarna een mail van een -wat ik maar even voor het gemak- een klokkenluider noem. In ieder geval van een ingewijde en de naam is bij mij bekend. Deze persoon heeft een analyse gemaakt van dit project en geeft aan dat het eerder gaat over € 150 miljoen aan belastinggeld dan de hiervoor genoemde € 7 of € 22 miljoen. Slik. Het verhaal gaat al ver terug en lijkt te zijn opgebouwd uit de volgende componenten:

• Een gemeentebestuur dat zich laat beïnvloeden door twee zwaargewichten in de personen van Annemarie Jorritsma en Adri Duijvestein, die beiden met zo’n plan Almere op de kaart willen zetten. Wie durft zulke zwaargewichten tegen te spreken?;
• Er was niet goed nagedacht en de business case lijkt niet goed doordacht te zijn;
• Wisselende wethouders met politieke benoemingen in bestuur en RvC waarbij het lijkt alsof er een tunnelvisie is ontstaan en stoppen geen optie meer is;
• Met die politieke benoemingen ook incompetente mensen aan het roer komen te staan;
• Onvolledige kennis van de markt en wat er bij een groots evenement als een Floriade komt kijken;
• Verschillende belangen van diverse actoren zoals gemeente, rijksoverheid, tuinbouwsector, bedrijven, politici, bestuurders en commissarissen en belangenorganisaties. Kortom, een echt politiek project met veel afbreukrisico.

De analyse besluit met de waarschuwende woorden dat er nog minstens € 30 tot €-40 miljoen extra nodig zal blijken te zijn en dat de kans groot is dat de Floriade BV een gerede kans loopt in een faillissement te eindigen. Het lijkt er in ieder geval op dat de overschrijding van een budget met een factor 3 nog maar het tipje van de bekende ijsberg zou kunnen zijn.

Geen chocola van te maken

Het bijzondere was dat de voorzitter van de RvC ook voor de radio werd gevraagd. Zijn verhaal was er een in de categorie ‘geen chocola van te maken’, maar de journalist liet hem ermee weg komen. Heldere antwoorden kwamen er niet en als het vooropgezette plan was om een rookgordijn op te trekken, dan is de missie van de voorzitter zeker geslaagd te noemen. De klokkenluider vond het bijzonder dat iedereen hiermee weg kwam. Mijn antwoord was dat dat nog maar de vraag was. Immers, mocht het faillissement realiteit worden dan komt een curator kijken en die weet wel raad als er dingen zijn gebeurd die niet hadden mogen gebeuren. Ook de rechter kan vele jaren later nog recht spreken, leest u er momenteel de krant maar op na. 

Lessen

Ik zeg het er maar bij, ik was er niet bij en ik kan niet alles op juistheid beoordelen. Die slag om de arm bouw ik in. Wel zijn er lessen te trekken uit zo’n casus, u wilt immers niet in een vergelijkbare situatie belanden. Ik geef u er een paar:

1. Due dilligence; als u gevraagd wordt toe te treden tot een RvC vergewis u er dan van waar u in stapt, zeker als de politiek een rol speelt. Wat zijn de belangen, hoe is de governance geregeld, wat staat er in de statuten, met wie moet ik het doen, wat is er aan informatie beschikbaar, etc. Ga niet over één nacht ijs;
2. Zorg dat u uw informatiebehoefte helder heeft geformuleerd en dat u tijdig en volledig wordt geïnformeerd. Verrassingen vragen direct om een analyse en waar nodig ingrijpen, anders kunt u uw verantwoordelijkheid niet dragen;
3. Laat u geen knollen voor citroenen verkopen. Vertrouwen is goed, maar vraag door als u het niet vertrouwt. Het is uw belangrijkste wapen, maak er gebruik van en als het te mooi is om waar te zijn dan is het meestal niet waar;
4. U mag altijd deskundigen inroepen, het bestuur kan u dat niet weigeren. Dus als u twijfels heeft en u het gevoel heeft dat u niet kunt bouwen op de eigen organisatie, huur dan een deskundige in die u kan bijstaan, de kosten zijn voor de NV of BV;
5. Check uiteraard de statuten, staat er een vrijwaring in en bent u verzekerd als het misgaat. Die vrijwaring en verzekering helpen niet als u zelf de plank heeft misgeslagen en u beter had kunnen en moeten weten. Dus laat u niet in slaap sussen met de slogan: ‘maar we zijn toch verzekerd…’. Denk ook niet dat tussentijds aftreden u vrijwaart van hetgeen onder uw toezicht is misgegaan. Dat werkt niet, het blijft uw verantwoordelijkheid, dat weten ze inmiddels ook bij ABN AMRO en ING;
6. Tot slot, zorg dat u uw eigen archief op orde heeft zodat u zich kunt verdedigen als het ooit nodig mocht zijn. Hou aantekeningen bij van vergaderingen en bijeenkomsten zodat u antwoord kunt geven op heel vervelende vragen.

De Floriade gaat open in 2022. Als het zover niet komt dan was dit een kroniek van een aangekondigde dood. Ik hoop natuurlijk oprecht dat dit niet zal gebeuren.