Strategisch uitbesteden in de pensioensector - tien tips

Paul Boerboom van Avida International geeft tien tips

Gepubliceerd: 31 augustus 2023

Categorie: Onderwijs

De moderne uitbesteder is in staat om voortdurend in te spelen op veranderingen om toegevoegde waarde te leveren en het beste in de uitbestede relatie naar boven te halen. Het stelt eisen aan de regie en inrichting van de uitbestedingsfunctie. Uit onderzoek blijkt dat velen moeite hebben om het beste naar boven te halen bij hun toeleveranciers en het soort relatie te ontwikkelen dat nodig is om organisaties vooruit te helpen, in lijn met de strategie. Tien tips van drs. Paul Boerboom, oprichter Avida International, hoe dit aan te pakken.

Weet wat je nodig hebt en kijk holistisch
Een sterk bewustzijn van wat je nodig hebt en verwacht van je toeleveranciers is een voorwaarde voor een gezonde uitbestede relatie. Pensioenfondsen moeten hun missie en strategie glashelder hebben. Robuuste plannen die toekomstvast zijn met opdrachten en mandaten aan de uitbestede relaties die daar goed op aansluiten.

Investeer in een moderne uitbestedingsfunctie en goed opdrachtgeverschap

Traditionele governance van de uitbestede relaties is niet meer voldoende. De governance is afhankelijk van het type product (bijvoorbeeld de mate van standaardisatie en schaarsheid), de aard van de dienstverlening (bijvoorbeeld de mate van complexiteit) en de dynamiek in de omgeving. Investeer in het uitbestedingsvak op alle niveau’s van bestuur tot directie. Een gecentraliseerde uitbestedingsfunctie kan hierbij interessant zijn.

Heb oog voor de menselijke maat

De menselijke maat en gedrag is een sleutel voor een succesvolle uitbesteding en partnership. Een sterk bewustzijn van je DNA en overtuigingen is een voorwaarde voor een gezonde uitbestede relatie en voorkomt problemen in de toekomst; Het succes van een samenwerking is gebaseerd op wederzijds vertrouwen.

Zorg voor de juiste prikkels en voorkom conflicterende belangen in de contracten
Kijk kritisch naar de vergoedingen en volg hierbij een holistische aanpak. Leg bijvoorbeeld van tijd tot tijd alle contracten eens naast elkaar en simuleer in verschillende scenario’s of de prikkels op individueel en totaalniveau goed uitpakken.

Zorg voor voldoende reserve en capaciteit in de waardeketen

Vooral in tijden van crisis kunnen er capaciteitsproblemen ontstaan en moet “Alle Hens aan Dek”. Houd hier rekening mee bij de uitonderhandeling van de contracten.

ESG is DNA. Hoe meet je dat?

Welke ESG criteria en KPI’s kunnen we hanteren bij het selecteren van toeleveranciers en partners? Dit is een ingewikkelde vraag omdat momenteel lang niet alle ESG gerelateerde zaken meetbaar zijn en data niet altijd te vertrouwen.

Denk goed na over de make, buy en partner vraag

Waarom wil je uitbesteden? Om geld te besparen. Om kennis in te kopen? Om tijd vrij te spelen zodat je eigen organisaties zich op de kerncompetenties kan richten?

Breng de uitbestedingsrisico’s in de hele keten goed in kaart en denk na over “your worst nightmare”

DNB kijkt als toezichthouder of een pensioenfonds haar uitbestedingsrisico’s goed in kaart heeft gebracht. Breng hierbij de hele keten in kaart en kijk hoe risico’s met elkaar samenhangen, ongeacht of de activiteit intern of extern uitgevoerd wordt. Dit is temeer relevant in de context van de nieuwe wetgeving Wtp. Cybersecurity is een actueel voorbeeld.

Durf te experimenteren met nieuwe ideeën in pilots die kansen bieden voor de organisatie

Jouw dynamische omgeving maakt dat er continu nagedacht moet worden of de strategie en de uitvoering daarvan nog adequaat is gegeven de missie. Zorg voor goede antennes, en maak maximaal gebruik van de kennis en inzichten bij de leveranciers in een sfeer van co-creatie.

Maak je toeleveranciers bondgenoot

Dit vergt een open en transparante communicatie met de leveranciers, waarbij niet alleen de leverancier maar ook de opdrachtgever transparant is en een sfeer van co-creatie creëert. Een helder transparant raamwerk om de uitbestede relatie te evalueren is hierbij cruciaal.

Benieuwd naar de toepassing van deze tips in de praktijk van jouw organisatie? Het Programma Strategisch Uitbesteden in de Pensioensector - met Paul Boerboom als programma-manager - geeft een praktische invulling over alle relevante en actuele aspecten in uitbesteden, met een bijdrage van academici, mensen uit de praktijk en DNB. Het programma speelt in op de nieuwe wetgeving Wtp.

Sinds september 2022 is SPO-pensioenopleiders de pensioentak van Nyenrode Business Universiteit. Door de krachten van SPO en Nyenrode te bundelen is kwalitatief pensioenonderwijs met een sectoraal hart en karakter op academisch niveau ontstaan en kunnen we nu als SPO Nyenrode nog beter inspelen op de behoeftes van iedereen die in de pensioensector werkt en bieden we een naadloos doorlopend opleidingsaanbod aan.