Goed toezicht op ict overheid vergt veel beter inzicht in de kosten

2 februari 2021
Opinie

Wereldwijd vormen IT-kosten een steeds groter aandeel in de bedrijfsbestedingen, ook bij de Nederlandse overheid. De door het Rijk gerapporteerde structurele IT-uitgaven in 2019 bedroegen naar schatting bijna €3 miljard, zo’n 18% meer dan een jaar ervoor. Maar uit onderzoek van het FD blijkt dat de IT-kosten bij de Rijksoverheid fors hoger liggen dan aan de Tweede Kamer wordt gerapporteerd. Een belangrijk deel van deze kosten is zelfs niet in de financiële verslaglegging van overheidsorganisaties te vinden. Laat staan dat duidelijk is wat besteed wordt aan het vernieuwen van de IT-systemen, en wat besteed wordt om bestaande systemen in stand te houden.

Ruimte voor vernieuwing

Als miljarden aan IT worden uitgegeven is dit inzicht wel belangrijk. De kosten voor het in stand houden van IT-systemen moeten immers zo laag mogelijk zijn: alleen dan is er ruimte voor vernieuwing. Incidentele rapportages geven inzicht in het percentage van het totale onderhoudsbudget. Zo werd bij de Politie jarenlang ruim 90% van het beschikbare IT-budget aan onderhoud van bestaande systemen uitgegeven, en besteedde de Rijksoverheid zeker driekwart van het budget aan onderhoud.

Voor de overheid bestaat dus het risico dat de kosten voor het laten werken van de IT-systemen dermate hoog worden dat dit de wendbaarheid in de weg staat: voor vernieuwing van het contact met de burger is geen geld meer. En getuige de vele onderzoeken over de uitvoering bij de overheid heeft de burger daar behoorlijk last van. Zo wordt verouderde IT als belangrijke oorzaak van problemen genoemd in het rapport 'Werk aan uitvoering' uit 2020 dat in opdracht van het kabinet is opgesteld naar problemen in de uitvoering, zoals bij de toeslagenaffaire.

Om te weten hoe de overheid moet vernieuwen, kan ze lering trekken uit de lessen bij gevestigde bedrijven. Die laten zien dat vernieuwing uit ruwweg twee bewegingen bestaat. Enerzijds moeten organisaties hun operationele kernsystemen op orde hebben. Het gaat hier om bijvoorbeeld financiële systemen voor bedrijven, het toeslagensysteem voor de Belastingdienst, of het elektronisch patiëntendossier voor ziekenhuizen. Het ‘fit’ houden van deze systemen is belangrijk om überhaupt te kunnen innoveren. Revolutionaire vernieuwing van deze systemen is vanwege hun omvang bijna onmogelijk. Wanneer bestaande systemen niet worden onderhouden door gebrek aan kennis, geld of discipline, wordt het IT-landschap complexer en stijgen beheerkosten.

Anderzijds bestaat bij gevestigde organisaties de druk om te vernieuwen door nieuwe digitale diensten te creëren voor interactie met de klant of met de burger. Deze vernieuwing, met slimme inzet van data, software en infrastructuur, moet zo dicht mogelijk aansluiten bij de behoefte van de klant. Het is een ander soort vernieuwing dan het 'fit' houden van de bestaande grootschalige kernsystemen.

Stapje voor stapje

Bij de overheid speelt geen competitieve druk om de klant te behagen. Toch is deze beweging voor de overheid wel noodzakelijk. Voor de complexe problematiek van burgers en het gebrek aan menselijke maat moet immers een oplossing komen. Dit vraagt een vanuit de burger goed doordachte dienstverlening die stapje bij stapje moet worden bereikt.

Inzicht in de IT-kosten bij de overheid is dus geen luxe, maar noodzaak, net zoals dat bij bedrijven het geval is. Ook de Tweede Kamer heeft de noodzaak tot meer parlementaire grip op IT onderkend in haar rapportage ‘Update Vereist’ uit 2020. Een probleem dat in deze rapportage wordt genoemd, is het gebrek aan IT-kennis bij Kamerleden. Maar om als Kamerlid goed toezicht te kunnen houden op IT in de uitvoering, is kennis van algoritmen, DevOps of Cobol geen must. Belangrijker is te zorgen voor goede rapportages, die Kamerleden voorzien van de juiste informatie. Daarbij is toezicht op de ontwikkeling van IT-kosten essentieel, naast inzicht in de verhouding tussen instandhouding en vernieuwing.

Geven we de Kamer niet de juiste input om goed toezicht te houden, dan blijft noodzakelijke controle op deze vernieuwing achterwege. En dan blijft de burger klem zitten in de uitvoering.

Cokky Hilhorst is hoogleraar business & IT en Lineke Sneller hoogleraar IT-value aan Nyenrode Business Universiteit. Beiden zijn toezichthouder bij bedrijven en overheid. Dit opiniestuk verscheen eerder in het Financieele Dagblad.

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Nyenrode deelt kennis om leiders en professionals te helpen tijdens de coronacrisis. Abonneer je op L.E.S. in crisis.